GOED NIEUWS

Wat betekent ERP? Deze afkorting staat voor Enterprise Resource Planning. ERP-bedrijfssoftware wordt gebruikt binnen organisaties en dient ter ondersteuning van diverse bedrijfsprocessen. Er zijn tal van redenen om een effectief ERP-systeem aan te schaffen. Bijvoorbeeld om als startende ondernemer direct een vliegende start te maken en snel te kunnen groeien, maar ook om als gevestigd ondernemer efficiënter en doeltreffender te kunnen gaan ondernemen. Wie wil professionaliseren kan eigenlijk niet zonder een goed ERP-systeem. In dit artikel leggen we daarom uit wat ERP is en kan, en waarom deze software, zeker ook in de IT en engineering, onmisbaar is.

Wat is ERP systeem voor software?

ERP software gebruik je dus om bedrijfsprocessen te managen. Zo ontwikkelden wij binnen ionProjects een alles-in-één ERP businesssoftwareoplossing die het mogelijk maakt om de processen binnen een organisatie te optimaliseren en sneller, efficiënter en vooral beter te werken. Een duidelijke eenvoudige ERP-tool maakt groei mogelijk dankzij effectief beheer van kennis, projecten en processen. Een ERP-systeem bestaat altijd uit diverse modules of tools. Afhankelijk van je bedrijfsactiviteiten en wensen neem je één of meerdere onderdelen uit het volledige systeem in gebruik. Onze software biedt alle modules aan die nodig zijn om een volledige organisatie te beheren; van projectbeheer, tot CRM en facturatie.

De voordelen van een goed ERP-systeem

In een snelle en sterk concurrerende markt blijf je de concurrentie alleen voor door processen efficiënt te beheren en de beschikbare middelen optimaal in te zetten. ERP maakt dit mogelijk. Zo zorgt onze resource management module voor complete controle over je middelen; in bijvoorbeeld de sterk veranderende IT-branche is ERP daarom cruciaal. De CRM-module maakt het daarnaast mogelijk om de Customer Lifetime Value sterk te verbeteren en de relaties met klanten te optimaliseren. Deze ERP-tool is daarmee cruciaal om groei te kunnen realiseren. Door ook onze andere modules zoals facturatie, voorraadbeheer en projectplanning en resourceplanning op te nemen in één overzichtelijk ERP-systeem werk je tijd- en kostenefficiënt en blijf je de concurrentie consequent een stapje voor.

ERP voor IT en engineering

Het is belangrijk om bij het selecteren van een ERP-systeem een weloverwogen keuze te maken. Je doet als bedrijf immers een flinke investering: zowel in prijs als in de tijd die nodig is voor een goede implementatie. Kies daarom altijd voor software die beschikt over alle functionaliteiten die je bedrijf nu of in de toekomst nodig heeft. Om aan de specifieke eisen van de snelgroeiende bedrijven in de IT en engineering branche te kunnen voldoen, bouwt ionProjects daarom al een decennium aan ERP-software perfect afgestemd op deze specifieke doelgroep. Hierdoor kunnen wij exact die functionaliteiten leveren die nodig zijn om organisaties in de engineering- en IT-sector perfect te bedienen.

Op zoek naar een ERP-totaaloplossing speciaal toegespitst op jouw organisatie? Neem dan nu vrijblijvend contact met ons op. Wij leggen graag uit hoe wij onze kennis en expertise kunnen inzetten om het verschil te maken!

Om een project te kunnen laten slagen, is een goede projectplanning van essentieel belang. Een realistisch projectplan zorgt ervoor dat je goed van start gaat, geen stappen overslaat en achteraf kunt reflecteren op het resultaat. Dankzij een goede planning weet ieder teamlid precies wat er van hem of haar verwacht wordt en zo voorkom je vertraging en het maken van onnodige kosten. Het maken van een gedegen projectplan voor een grootschalig project vraagt echter wel om de nodige kennis en ervaring. Wij leggen uit hoe jij eenvoudig een professionele projectplanning maakt.  

Projectplanning maken

Alvorens aan de slag te gaan, is het slim om na te denken over projectmanagement planning. Het heeft immers geen zin om een professioneel plan te maken, zonder dat je een strategie hebt om dit plan vervolgens te managen binnen de organisatie. Om ervoor te zorgen dat het volledige team volgens planning kan werken en het project bovendien eenvoudig van bovenaf gemanaged kan worden, is het slim om te investeren in goede project management software. Zo maakt ionBIZ het mogelijk om constant op de hoogte te blijven van de te bereiken doelen en de actuele status van een project. Hierdoor wordt het project overzichtelijk en kunnen de taken onderling nog efficiënter verdeeld worden.

Elementen van een goede projectmanagement planning

Om optimaal gebruik te maken van project planning software is het belangrijk om het project op te delen in essentiële elementen ofwel stappen. In ieder project moet in ieder geval aandacht zijn voor:

• De te ondernemen activiteiten en doorlooptijden.
• De stakeholders en medewerkers die bij deze activiteiten betrokken zijn.
• De benodigde middelen; onderdeel van de resource planning.

Voordat een projectplanning tot stand komt, moet daarom eerst vastgesteld worden wat de organisatie wil gaan doen en hoe men dat wil gaan bereiken. Daarnaast moet besloten worden wie hierbij betrokken zijn, hoeveel tijd er nodig is, welke middelen aanwezig moeten zijn en wat de deadline is van het project.

Projectplanning maken met milestones

Wanneer je weet waaraan een project moet voldoen en wat hiervoor nodig is, is het tijd om het project op te delen in behapbare stukken. Een groot project kun je namelijk niet optimaal managen binnen één groot projectplan. Het is daarom verstandig om eerst de tijdlijn van het project te bepalen: welke verschillende fases moet één voor één worden afgelopen om het uiteindelijke projectdoel te behalen? Maak van iedere fase een aparte ‘milestone’ en koppel aan dit mini-project ook steeds de bijbehorende taken. Deze aanpak maakt het mogelijk om stap voor stap alle benodigde milestones te behalen, waardoor een groot project eenvoudiger kan worden uitgevoerd.

Ook ontdekken hoe onze project management software het uitvoeren en managen van projecten binnen jouw organisatie efficiënter en eenvoudiger maakt? Neem dan nu vrijblijvend contact met ons op!

Een goede administratie is de ruggengraat van elk bedrijf. Het geeft je inzicht in de staat van je bedrijf en de prestaties van medewerkers. Belangrijke informatie is snel terug te vinden en met een actuele administratie kun je projecten en processen op tijd bijsturen. Toch is het niet altijd eenvoudig om het overzicht te bewaren. Zeker niet als je bedrijf groeit. Daarom geven wij je 4 handige tips om de administratie op orde te houden.

1. Plan vaste momenten voor je administratie

In de drukte van alledag wil de administratie er nog wel eens bij inschieten. Voor je het weet zit je weer in het weekend de boekhouding bij te werken, omdat de facturen, de btw-aangifte en salarisbetalingen echt niet langer kunnen wachten. Daarom is het aan te raden om vaste momenten in de agenda te plannen voor de administratie. Zo zorg je ervoor dat de deadlines voor de belastingen, het betalen van lonen en facturen of het aanvragen van subsidies niet als een verrassing komen. Ook scheelt het je aanzienlijk in tijd wanneer je iedere week even snel de administratie bijwerkt.

2. Je administratie goed bijhouden: houd het overzichtelijk

Bonnen, facturen, offertes, overeenkomsten, juridische documenten, contactgegevens, bestellingen, leveringen, afspraken met klanten, medewerkers en leveranciers; zodra je bedrijf groeit, groeit ook de administratieve rompslomp die erbij komt kijken. Waar je als startende ondernemer misschien nog voldoende had aan een aantal Excel sheets, wordt het nu steeds lastiger om het overzicht te bewaren. Toch is het belangrijk om je administratie overzichtelijk te houden. Daarmee voorkom je namelijk dat je belangrijke documenten of gegevens kwijtraakt of over het hoofd ziet. Wist je bijvoorbeeld dat de basisadministratie minimaal 7 jaar bewaren een verplichting is van de fiscus (Nederland)? Zorg er daarom voor dat je alle inkomende en uitgaande correspondentie en facturen, zowel digitaal als op papier, meteen sorteert en op de juiste plek opslaat.

3. Bespaar tijd en voorkom fouten door te automatiseren

De tijd van ouderwetse rekenmachines en ordners vol administratie liggen inmiddels ver achter ons. Er zijn tegenwoordig tal van handige tools, apps en softwaresystemen die het bijhouden van de administratie een stuk makkelijker maken. Van een factuurprogramma tot een CRM systeem en van ERP software tot een projectmanagement tool. Deze business software werkt het beste als de functionaliteiten aansluiten bij jouw bedrijfsprocessen en onderling naadloos geïntegreerd kunnen worden. Dit verlaagt de foutmarge en zorgt ervoor dat je niet steeds hoeft te schakelen tussen programma’s, of dat je dezelfde data op meerdere plaatsen moet invoeren. Bij ionprojects adviseren wij je graag over onze uitgebreide mogelijkheden en functionaliteiten en hoe deze geïntegreerde business software jouw bedrijf verder helpt.

4. Stuur je bedrijf op basis van slimme inzichten

Een goede en overzichtelijke administratie geeft je een actueel inzicht in de prestaties binnen je bedrijf. Maak hier gebruik van door tactische en strategische beslissingen te baseren op slimme inzichten afkomstig uit je eigen administratie. Timesheets laten bijvoorbeeld zien of je voor een bepaalde klant (te) veel overuren maakt, een geautomatiseerd facturatieprogramma helpt je bij het versturen van betalingsherinneringen en dankzij resource planning kun je tijdig op- of afschalen. Het behalen van projectdoelen met zo laag mogelijke overheadkosten wordt zo een fluitje van een cent. Ook helpt de administratieve bedrijfsdata je bij het opstellen van budgetten en jaarplannen. Op die manier kun je als ondernemer goed onderbouwde beslissingen nemen en real time inspelen op trends en ontwikkelingen.

Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of wil je graag meer informatie over ons ionBiz softwarepakket? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op. Wij denken graag met je mee over jouw administratieve uitdagingen.

Op 14 mei besliste het Europees Hof dat bedrijven de werktijden van hun medewerkers moeten bijhouden. De aanleiding: een discussie tussen de Spaanse vakbond en Deutsche Bank, waarvan de medewerkers niet konden aantonen dat ze overuren klopten. Het Europees Hof boog zich over de kwestie en besliste dat tijdregistratie verplicht is.

Meteen barstte een storm los op sociale media. Sommigen vinden dat de beslissing haaks staat op de recente ontwikkelingen van werkbaar en wendbaar werken. Anderen begrijpen ze maar gruwelen van de negatieve bijklank van zo’n systeem. Medewerkers hebben dan het gevoel dat hun werkgever hen niet vertrouwt. Het lijkt alsof de beslissing ons terug in de tijd katapulteert. Naar de negentiende eeuw, toen de werkgever constant gluurde over de schouder van de werknemer.

Nuttige tool
Tijdregistratie hoeft niet tot een gevoel van controle of wantrouwen te leiden. Het is in de eerste plaats een handig middel om bij te houden hoelang alle taken in uw bedrijf duren. Medewerkers krijgen zo inzicht in hun dagen, en leren hoe ze iets een volgende keer moeten aanpakken. Met tijdregistratie factureert u gemakkelijker het juiste bedrag aan uw klanten. En ontdekt u hoeveel tijd een volgend – gelijkaardig – project nodig heeft. Een goed systeem heeft dus vooral voordelen.

Meerdere manieren
In de discussie heeft bijna iedereen het over een prikklok. En hoe die niet meer past in de moderne tijd. Dat klopt voor veel bedrijven. Maar een prikklok is niet de enige manier om de gewerkte tijd te registreren. In ionBIZ kiest u er uit liefst drie:

1. Achteraf
   Uw medewerkers vullen hun uren op een vast moment rechtstreeks in de timesheets in.
2. Simultaan
   Uw medewerkers beginnen en eindigen elke taak met een klik op de start/stopknop. Ze weten altijd hoelang ze aan een taak hebben gewerkt.
3. Automatisch
   Uw medewerkers houden hun taken en afspraken bij in hun digitale agenda. ionBIZ zet die automatisch om in hun timesheet. Zo hoeven ze niets handmatig in te voeren. En verliezen ze geen kostbare tijd.

Welke methode u ook kiest, u kent alle gewerkte uren per dag, week of maand. Het overzicht vertelt u álles over de tijdsbesteding in uw bedrijf.

Medewerkers en klanten
U gebruikt de tijdregistratiegegevens voor uw facturatie én uw loonadministratie. U weet precies hoeveel tijd een project in beslag nam. En dus hoe u uw klanten correct factureert. Was er meer tijd nodig dan normaal? Dan krijgt u ook inzicht in de overuren. Daarover maakt u met uw medewerkers het best duidelijke afspraken. U keurt ze eenvoudig goed in ionBIZ. Geen discussies of twijfels meer!

Meer weten? Kijk hier naar onze tijdschrijfmodule of neem contact met ons op:

• + 32 15 715 615
• info@ionprojects.com